山西知识产权管理体系认证办理申请条件知识产权贯标办理好处周期

一文看懂知识产权管理体系认证办理，小白必看！

一、什么是知识产权管理体系认证

知识产权管理体系认证，是指由认证机构证明法人或者其他组织的内部知识产权管理体系符合相关国家标准或者技术规范要求的合格评定活动 ，采用统一的认证标准、技术规范和认证规则，使用统一的认证标志。其依据的主要标准是《企业知识产权管理规范》（GB/T 29490-2013） ，这一标准为企业在知识产权管理方面提供了全面的指导框架。

从实际意义上来说，它就像是企业知识产权领域的 “管家”，帮助企业把专利、商标、著作权（版权）、商业秘密等各类知识产权进行有效梳理和管理。比如一家科技企业，它研发出的新技术可以通过专利进行保护，产品品牌通过商标区分于其他品牌，软件程序有著作权的保护，企业内部未公开的技术诀窍和经营策略则作为商业秘密加以守护。而知识产权管理体系认证，就是确保企业在这些知识产权的创造、运用、保护和管理等各个环节，都能遵循科学合理的标准和规范。

它对于企业的重要性不言而喻。一方面，它是企业竞争力的重要支撑。在当今激烈的市场竞争中，拥有完善知识产权管理体系的企业，能更好地将创新成果转化为知识产权资产，从而在市场中占据有利地位。比如华为，通过持续的研发投入和强大的知识产权管理，拥有海量专利，在全球通信市场站稳脚跟。另一方面，它能帮助企业有效防范风险。通过建立侵权风险预警机制，企业可以在产品研发、市场推广等过程中，提前进行知识产权检索和分析，及时发现并避免潜在的侵权行为，减少因侵权纠纷带来的巨额赔偿和声誉损失。

二、为什么企业要办理知识产权管理体系认证

（一）增强企业竞争力

在如今这个科技飞速发展、市场竞争异常激烈的时代，企业的竞争力很大程度上取决于其创新能力以及对创新成果的保护能力。知识产权管理体系认证就像是为企业打造了一套强大的 “竞争装备”。

从技术创新角度来看，获得认证的企业往往更注重研发投入和创新激励机制的建立。比如，一家专注于软件开发的企业，在构建知识产权管理体系后，明确了研发人员的知识产权归属和奖励制度，这极大地激发了员工的创新热情。他们积极投入到新技术的研发中，不断推出具有创新性的软件产品，这些产品凭借独特的功能和技术优势，迅速在市场中崭露头角，吸引了大量客户，从而在竞争激烈的软件市场中占据了一席之地 。

在产品保护方面，知识产权管理体系能够帮助企业全面梳理产品所涉及的知识产权，及时进行专利申请、商标注册等保护措施。以一家生产智能家居设备的企业为例，通过完善的知识产权管理，对其产品的外观设计、内部核心技术等分别申请了外观专利和发明专利，有效地防止了竞争对手的模仿和抄袭。当市场上出现一些试图抄袭其产品的企业时，该企业凭借手中的知识产权武器，果断采取法律措施，维护了自身的合法权益，也进一步巩固了其产品在市场上的独特地位，增强了产品的市场竞争力。

（二）获得政策支持与补贴

为了鼓励企业加强知识产权管理，提升创新能力，各地政府纷纷出台了一系列针对通过知识产权管理体系认证企业的政策支持和补贴措施。

在北京，对首次通过知识产权管理体系认证的企业，给予一定金额的资金奖励，这不仅减轻了企业在认证过程中的费用负担，还为企业的进一步发展提供了资金支持。在上海，除了资金奖励外，通过认证的企业在申请各类科技项目、创新基金时，会被给予优先考虑的资格。这意味着企业有更多机会获得政府的科研项目资助，从而加速技术研发和创新成果转化。

在广东，政府对通过认证的企业提供税收优惠政策，企业在缴纳相关税费时可以享受一定比例的减免，这直接降低了企业的运营成本。在安徽，宣州区对通过《企业知识产权管理规范》（“贯标”）验收合格的企业，给予一次性奖励 10 万元；阜阳市对新认定的知识产权贯标企业给予 5 万元一次性补贴 。这些实实在在的政策支持和补贴，对于企业来说极具吸引力，既能获得经济上的实惠，又能借助政策的东风，在发展道路上获得更多助力。

（三）规范企业管理流程

对于企业来说，完善的知识产权管理体系就像是一位专业、高效的管家，能够让企业在知识产权相关事务上做到有条不紊，大大降低风险。

在没有规范的管理体系时，企业的知识产权管理可能存在诸多漏洞。比如，研发部门在完成一项新技术研发后，由于缺乏明确的流程和责任划分，未能及时将相关技术信息传递给知识产权部门进行专利申请，导致技术被竞争对手抢先申请专利，企业不仅失去了专利保护，还可能面临侵权风险。又或者，企业的商标管理混乱，没有定期进行商标监测，导致商标被他人恶意抢注，企业在市场推广中不得不花费大量时间和金钱进行商标维权，严重影响了企业的正常运营。

而当企业建立了知识产权管理体系后，从知识产权的创造、获取、维护到运用，都有了明确的流程和标准。以专利管理为例，从研发项目立项开始，就对专利的挖掘、申请、维护等环节进行全程跟踪和管理。研发人员在项目进行过程中，及时与知识产权部门沟通，确定技术创新点，由知识产权部门负责专利申请的准备和提交工作，并定期提醒维护专利的有效性。这样一来，企业能够及时将创新成果转化为专利保护，避免了技术流失和侵权风险。在商标管理方面，通过建立商标监测机制，及时发现商标侵权和抢注行为，提前采取措施进行防范和应对。同时，完善的合同管理流程，确保企业在与合作伙伴进行技术合作、产品销售等活动时，明确知识产权的归属和使用权限，有效避免了知识产权纠纷的发生。

三、办理知识产权管理体系认证的条件

（一）文件化的管理体系

企业需要依据《企业知识产权管理规范》（GB/T 29490-2013），建立起一套全面、系统且符合标准要求的文件化管理体系。这其中涵盖了知识产权管理方针和目标的制定，明确企业在知识产权管理方面的宗旨和方向，以及要达成的具体可衡量的目标 。同时，还需详细规定知识产权管理的职责分工，确保每个部门、每个岗位在知识产权创造、运用、保护和管理等各个环节的工作都有清晰的界定，避免出现职责不清导致的管理混乱。

此外，要形成完善的知识产权管理制度、流程和记录文件。比如专利申请流程文件，需详细说明从技术创新点的挖掘、专利申请文件的准备，到向专利局提交申请的每一个步骤；商标管理记录文件，要记录商标的注册时间、有效期、使用情况等信息，以便对知识产权进行有效的跟踪和管理，保证整个管理过程的可追溯性。

（二）有效运行时间

知识产权管理体系需在企业内部有效运行 3 个月以上，这是一个非常关键的时间要求。之所以设置这样的时间门槛，是因为只有经过一定时间的实际运行，才能充分检验体系的有效性和适应性。在这 3 个月的运行期间，企业按照建立的管理体系开展各项知识产权管理活动，包括专利申请、商标维护、著作权登记等工作，通过实际操作，发现体系中可能存在的问题和漏洞。

例如，在运行过程中，可能会发现专利申请流程繁琐，导致申请周期过长，影响企业技术的及时保护；或者商标监测机制不完善，未能及时发现商标被侵权的情况。通过这 3 个月的运行，企业有足够的时间去调整和优化管理体系，使其更加符合企业的实际情况和发展需求，确保在正式申请认证时，体系能够稳定、高效地运行。

（三）内审与管理评审

内部审核是企业对自身知识产权管理体系运行情况的一次全面自我检查。企业要组建专业的内部审核小组，成员通常包括熟悉知识产权管理的专业人员和各部门的代表。审核小组依据《企业知识产权管理规范》标准以及企业自身制定的管理体系文件，对体系的各个方面进行详细审查，包括文件的执行情况、各项管理活动的开展是否符合要求等。在审核过程中，会通过查阅文件记录、与员工进行访谈、实地观察等方式，收集证据，判断体系是否有效运行，是否存在不符合标准或文件要求的情况。

管理评审则是由企业的最高管理者主持，对知识产权管理体系的适宜性、充分性和有效性进行全面评价。适宜性是指体系是否与企业的战略目标、业务发展相适应；充分性是指体系是否涵盖了知识产权管理的各个方面，有无遗漏；有效性是指体系是否达到了预期的管理目标，如是否有效保护了企业的知识产权，是否促进了知识产权的运用等。最高管理者会综合考虑企业内外部环境的变化，如市场竞争态势、法律法规的更新等，对体系的持续改进提出决策和措施，以确保知识产权管理体系始终能为企业的发展提供有力支持。

（四）知识产权基础及其他条件

企业需要具备一定的知识产权基础，这包括拥有一定数量的专利、商标、著作权等知识产权成果，或者有正在进行的知识产权创造活动，如研发项目中可能产生新的专利技术，创作活动中可能形成新的著作权作品等。这体现了企业对知识产权的重视和在创新方面的投入。

同时，企业在知识产权管理体系运行期间及建立体系前的一年内，不能有受到主管部门行政处罚的记录，如因侵犯他人知识产权被罚款、责令停止侵权行为等。这反映了企业在知识产权领域的合规性，只有遵守法律法规，才能获得知识产权管理体系认证，这也促使企业更加规范地开展知识产权管理工作，维护良好的市场秩序。